Abstrak :
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Anda pasti pernah mendengarnya bukan? Dalam bayangan anda mungkin SIM itu berhubungan dengan perusahaan-perusahaan. besar. Pendapat ini memang tak salah, namun SIM juga tak hanya sering digunakan oleh perusahaan, lembaga pendidikan seperti universitas juga menggunakan SIM.lalu Sebenarnya apakah SIM itu? SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan . Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.
Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan computer. Bagaimanapun untuk melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan Komputer. Berbagai instansi perusahaan maupun pendidikan kini memerlukan SIM. Dengan pengelolaan SIM yang tepat, tentunya perusahaan berikut akan berkembang.
Menurut beberapa ahli SIM adalah:
A. Robert G. Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan
di proses untuk pengambialn keputusan, mengenai perancangan,
pengoperasian dan pengendalian.
B. Gordon B Davis
sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna
mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam
suatu organisasi.
Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa:
Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub
sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
Konsep Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses
dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan
atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 Latar Belakang
Sistem Informasi Manajemen (SIM). Anda pasti pernah mendengarnya. Dalam anda mungkin berhubungan dengan perusahaan-perusahaan. besar. Pendapat ini memang tak salah, namun SIM juga tak hanya sering digunakan oleh perusahaan, lembaga pendidikan seperti universitas juga menggunakan SIM. Sebenarnya apakah SIM itu? SIM adalah serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan . Dengan kata lain SIM adalah sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang sama.
Dalam teori SIM, komputer bukan prasyarat mutlak bagi sebuah SIM, namun dalam praktek SIM yang baik tidak akan ada tanpa bantuan kemampuan pemrosesan computer. Bagaimanapun untuk melakukan koordinasi dalam SIM akan lebih terbantu jika melibatkan Komputer. Berbagai instansi perusahaan maupun pendidikan kini memerlukan SIM. Dengan pengelolaan SIM yang tepat, tentunya perusahaan berikut akan berkembang. Penerapan konsep SIM dengan baik menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan SIM, Oleh karena itu, kelompok kami mencoba menjelaskan bagaimana konsep SIM itu sebenarnya, dan bagaimana penerapannya dalam managemen perusahaan maupun organisasi.
I.2 Batasan Masalah
Karena pembahasan dari Sistem Informasi Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini, yaitu:
1) Konsep dari sebuah Sistem Informasi Manajemen.
2) Bagaimana alur pembentukan subsistem
3) Struktur Organisasi dan Teori Manajemen
4) Model Pengolahan Informasi pada Struktur Organisasi
I.3 Tujuan
Tujuan penulis membuat karya tulis ini adalah untuk mengetahui seperti apakah konsep SIM itu sebenarnya dan Bagaimana penerapannya dalam sebuah perusahaan ataupun organisasi.
METODELOGI PENULISAN
II.1 Metode Penelitian
Metode yang digunakan adalah metode deskriptif yaitu menjabarkan permasalahan yang berkenaan dengan materi
II.2 Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan adalah melakukan studi kepustakaan.
II.3 Studi Kepustakaan
Penulis menggunakan studi kepustakaan yaitu dengan cara membaca buku, serta mencari sumber-sumber di internet yang berkaitan dengan permasalahan.
BAB III
PEMBAHASAN
III.1 Konsep Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasi data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas dasar kriteria mutu yang telah ditetapkan. Menurut beberapa ahli SIM adalah:
A. Robert G. Murdick & Joel E Ross
Proses komunikasi dimana input dan output yang direkam, disimpan dan
di proses untuk pengambialn keputusan, mengenai perancangan,
pengoperasian dan pengendalian.
B. Gordon B Davis
Sistem manusia dan mesin yang terpadu untuk menghasilkan informasi guna
mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dalam
suatu organisasi.
Dari definisi diatas dapat diuraikan lebih lanjut bahwa:
Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda. Untuk itu Berikut ini kami akan menjelsakan bagaimana alur pembentukan subsistem,
Factoring (Pengunsuran)
• Dalampembentukansubsistem, pertamakali harus mengetahui konsep sebuah sistem(yang terdiridaribanyaksubsistem)
• Hal tsb menuntut perancangnya untuk mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan
• Tapi keseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara terperinci oleh karena itu sistem dibagi atau diuraikan
atas subsistem
• Batasan (boundary) dan interface disetiap sub sistem ditelaah secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan semua
subsistem adalah keseluruhan.
• Contoh factoring yaitu:
Sebuah pengolahan informasi. Sistem yang ditelaah adalah sistem informasi. Tetaapi ada terlalu banyak detil didalam sistem untuk dipelajari Seluruhnya sekaligus secara cermat. Oleh karena itu digunakan Pengunsuran (Factoring) menjadi
sub sistem seperti:
a. Sistem informasi dibagi atas subsistem, yaitu:
-Penjualan; -Personalia dan DaftarGaji; -Persediaanbarang
b. Setiap subsistem dibagi atas subsubsistem lagi, yaitu:
- penyesuaian file daftar gaji personalia
- laporan-laporanpersonalia
- daftar gaji harian
- daftar gaji bulanan
- lap. Daftar gaji untuk manajemen
c. Bila tugasnya (perancang) adalah: merancang dan memprogram sistem baru, maka subsistem daftargaji
harian dapat diunsurkan menjadi modul-modul pengolahan seperti:
- edit masukan
- perhitungan pembayaran kotor
- perhitungan pemotongan & pembayaranbersih
- pencatatan daftar gaji
- penyiapan pengendalian Audit
Simplifikasi (Penyederhanaan)
• Setiap subsistem berintegrasi dengan yang lainnya dengan sebuah interface disebut jalinan antar personil yang berbeda
pekerjaan dan bagian
• Interface berpotensi untuk berkomunikasi antar subsistem dan setiap interface mengandung sebuah jalur komunikasi.
• Oleh karena sistem terdiri dari sangat banyak subsistem, maka ada simplifikasi interface dan komunikasi antar sistem
(subsistem-subsistem).
• Contoh: Rumus banyaknya jalinan= 1/2n(n-1)
dimana n = banyaknya sub sistem dalam sebuah sistem. Misalkan saja 4 subsistem dalam sebuah sistem,
maka banyaknya jalinan = ½*4*(4-1) = 6
• Cluster (gugus)
- tentukan subsistem berintegrasi dengan yang lainnya. Kemudian dibuatkan jalur interface dalam gugus
database.
- jalurinterface dari gugus database sebuah subsistem ke gugus database subsistem lainnya.
- Sebuahdatabase mengadakan interface dengan program komunikasi data ini melalui interface DBMS
Jadi penggugusan subsistem hanya untuk simplifikasi atau menyederhan akan polainterface (program-program mengakses atau
menggunakan) database antar subsistem.
Decoupling (pemisahan)
• Metode inidigunakan agar tidak menggunakan analisis interaksi yang tetap. Seperti: 2 subsistem yang berhubungan erat
membutuhkan koordinasi yang sangatketat.
Contoh: sub sistem persediaan (bahanbaku) dan sub sistem produksi.
• Bahan baku tiba dipabrik langsung diproduksi. Penyerahan bahan baku harus diatur waktunya dengan tepat. Gunanya untuk:
- menghindari penundaan dalam produksi
- terlalu cepatnya datang bahan baku
- tempat penyimpanan dan tenaga pengolahan
Hal ini membuat operasi produksi (intiusaha) yang dijalankan tidak bebas atau nyaman.
• Sub sistem bahan baku dan sub sistem produksi harus dipisahkan agar sistem dapat beroperasi lebihn yaman, karena:
- Sistem(masing-masingsubsistem) dapat mengkomunikasikan lewat jalur interface untuk menyeimbangkan perbedaan
tingkat masukan dan keluaran.
- Adanya sub sistem bahan baku sebagai penyangga data (data buffer) bila terjadi proses produksi yang
harus dikerjakan dadakan
karena tingginya tingkat permintaan.
- Proses bahan baku / kualitas bahan baku dapat dikoordinir dikendalikan dengan cost relatif jauh lebih
rendah dan kondisi / ciri-ciri sesuai yang kitainginkan.
Pengendalian dalam sistem Umpan Balik
• Keluaran dari sebuah sistem kadang-kadang tidak sesuai dengan keluaran yang semestinya (standar), hal ini membutuhkan pengendalian melalui sistem umpan balik untuk mencari gangguan-gangguan yang menghambat, sehingga terjadi hal seperti itu.
• Agar sistem umpan balik itu dapat berjalan baik maka sistem harus memiliki standar keterukuran keluaran, sensor yang dapat menangkap kondisi setiap keluaran, alat yang dapat membandingkan keluaran yang terjadi dengan keluaran standar, serta alat yang bergerak mengoreksi masukan. Oleh karena sistem keorganisasian mempunyai sifat terbuka, berbagai kemungkinan gangguan bisa terjadi dan tidak terduga. Mengingat hal itu manajer harus mampu dan siap menghadapi segala kemungkinan gangguan dalam hal inilah berlaku “hukum variasi kebutuhan pengendalian”.
Pengendalian Sistem (Control System)
• Feedback Control System (pengendalianumpanbalik)
• Feed Forward Control System (pengendalianumpanmaju)
• Preventive Control System (pengendalianpencegahan).
Feedback Control System (pengendalianumpanbalik)
Merupakan proses mengukur keluaran dari sistem yang dibandingkan dengan suatu standar tertentu. Bilamana ada perbedaan-perbedaan atau penyimpangan-penyimpangan akan dikoreksi untuk memperbaik imasukan sistem selanjutnya
Preventive Control System (sistempengendalianpencegahan)
• Mengendalikan sistem dimuka sebelum proses dimulai dengan mencegah hal-hal
yang merugikan untuk masuk kedalam sistem.
• Contoh: sistem pengendalian intern (internal control), dimana penerapan
kebijaksanaan2, metode2, danprosedur2didalamsistempengendalianintern
dimaksudkan untuk mencegah hal-hal yang tidak baik yang mengganggumasukan,
proses dan hasil dari sistem supaya sistem dapat beroperasi seperti yang diharapkan.
III.2 Struktur Organisasi dan Teori Manajemen
• Organisasi merupakan alat yang digunakan manusia untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Keberhasilan organisasi merupakan gabungan antara kemahiran manajerial dan keterampilan teknis para pelaksana kegiatan operasional. Manajemen selalu berkaitan dengan kehidupan organisasi. Tujuan mempelajari organisasi pada umumnya untuk memperbaiki antar hubungan manusia, perilaku organisasi, berusaha menolong manusia dan organisasi agar dapat saling berhubungan secara lebih efektif.
• Manajemen merupakan suatu ilmu dan seni
menggerakan orang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Manajemen diibaratkan darah yang mengalir pada tubuh manusia, yang penerapannya sangat situasional tergantung dari situasi dan kondisi serta kekhasan dari organisasi yang memakainya.
• Manajemen terdiri dari fungsi-fungsi berupa perencanaan, pengorganisasian,
penyusunan staf, pengkoordinasian, pengarahan dan pengendalian adalah
menyangkut kegiatan pembentukan struktur, pengambilan keputusan dan interaksi
manusia.
• Kata Manajemen berasal daribahasa Pranciskunoménagement, yang
memiliki artisenimelaksanakandanmengatur. Definisi ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan
organisasi.
• Ricky W. Griffin mendefinisikanmanajemensebagaisebuahprosesperencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumberdaya untuk mencapai sasaran (goals) secara fektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dansesuaidenganjadwal.
• Manajer adalah seseorang yang bekerja melalui orang lain dengan mengoordinasikan kegiatan-kegiatan mereka guna mencapai sasaran organisasi. Dimana MANAGER ditemukan? Manager dapat ditemukan dimana-mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada diberbagai tingkat dan diberbagai bidang
fungsional didalam perusahaan. Bidang FUNGSIONAL perusahaan, terdiridari3 bidangutama, yaitu:
1.Pemasaran
2.Manufaktur
3.Keuangan
III.3 Model Pengolahan Informasi pada Struktur Organisasi
• Pihak manajemen sangat membutuhkan informasiyang sangat berguna untuk mengambil keputusan. Setiap tingkatan manajemen, membutuhkan informasi yang berbeda-beda.
• Terdapat2 (dua) tipeinformasiuntuktingkatanmanajemen, yaitu:
a. Manajemen Tingkat Atas
Manajemen tingkat atas merupakan manajemen tingkatstrategi, informasi yang dibutuhkan lebih tersaring atau lebih ringkas. Sebagai contoh: Informasi mengenai grand total penjualanyang terjadi.
b. Manajemen Tingkat menengah
Manajemen menengah merupakan manajemen tingkat taktik, informasiyang dibutuhkan lebih tersaring untuk mengendalikan manajemen. Sebagaicontoh: Informasi mengenai semuatotal penjualanyang terjadiuntuktiap-tiap daerah.
c. Manajemen Tingkat Bawah
Manajemen tingkat bawah merupakan manajemen teknisyang membutuhkanlaporanyang terinci, karena digunakan untuk mengendalikan operasi. Sebagaicontoh: Informasi mengenai semua penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.
III.4 Manusia Sebagai Pengolah Informasi
• Allen Newell dan Herbert. A. Simon membuat model pengolahan sistem informasi manusia yang dianalogikan dengan sistem informasi komputer, model tersebut dikenal dengan “model Newell-Simon”. Di dalam model tersebut sistem pengolahan pada manusia yang terdiri dari: ingatan jangka pendek, pengolahan dasar, dan penafsir dibantu oleh ingatan jangka panjang dan ingatan luar.
• Ingatan jangka panjang dapat menangkap rangsangan yang cepat dan banyak, serta cepat dalam menampilkannya kembali.
• Ingatan jangka pendek hanya sedikit dapat menangkap rangsangannya, dan kurang tahan lama dalam menyimpan ingatannya.
• Ingatan luar adalah alat-alat bantu yang di luar pengolah, untuk membantu sistem pengolahan; alat-alat ini berupa kertas,
papan tulis atau tabung gambar.
• Berdasarkan kemampuannya, ingatan jangka panjang dapat disamakan dengan sistem penyimpanan pada komputer, ingatan jangka pendek dapat disamakan dengan sistem pencatatan atau penyimpanan sementara (register pad).
• Sistem pengolahan informasi manusia bekerja secara serial, sedangkan sistem pengolahan informasi komputer bisa serial dan bisa paralel, oleh karenanya komputer dianggap lebih mampu daripada manusia.
• Dalam menghadapi persoalan, untuk pemecahannya manusia biasa merumuskannya (identifikasi masalah). Persoalan yang dihadapi menurut istilah Newell-Simon disebut lingkungan tugas (task environment) dan identifikasi persoalan disebut ruang persoalan (problem space)
• Ruang persoalan atau cara manusia mengidentifikasi persoalannya akan dipengaruhi oleh kebiasaan, dugaan, dan sikap mental
• Mengingat jumlah data yang banyak dan sangat bervariasi serta keterbatasan kemampuan manusia, maka
sering dilakukanpemampatan atau peringkasan data. Meskipun ada peningkatan terhadap prestasi
keputusan, tetapi para pengambil keputusan merasa kurang yakin terhadap apa yang diputuskannya.
• Banyak peristiwa yang merugikan pada sistem informasi manajemen yang
disebabkan oleh kekurangyakinan petugas pengolah data terhadap pelaksanaan tugasnya. Mereka
meragukan apakah pekerjaannya telah dilaksanakan atau belum.
• Peristiwa tersebut terjadi karena tidak adanya mekanisme umpan balik yang memberi isyarat bahwa
pekerjaanya telah dilaksanakan. Oleh karena itu mekanisme umpan balik perlu diadakan seperti yang
telah dilakukan pada sistem komputer. Secara tidak disadari mekanisme sehari-hari antar manusia,
seperti: anggukan kepala, ucapannya atau tangan yang diangkat
diterima.
• Para pengambil keputusan kadang-kadang mengumpulkan data yang sebanyak2, padahal data yang
benar-benar diperhatikan untuk pengambilan keputusan itu hanya sebagian. Hal ini cenderung rnerupakan
tanggapan psikologis dari pada ekonomis, oleh karenanya dilihat dari keorganisasian hal ini merugikan,
sebab adanya penyimpanan dan pengolahan yang sia-sia.
menyeluruh dan terkoordinasi, sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan
produktivitas, yang kegiatannya meliputi perencanaan, kemudian diimplementasikan, melakuka
pengendalian, dan tentunya juga dilakukan pengambilan keputusan.
pemakai dengan kebutuhan yang sama. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik,
laporan khusus dan ouput dari model matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non
manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.
3. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah
serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi
Manajemen dan organisasi sebagian dari sub sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan
manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.
yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin
bahwa informasi melewati dan menuju sub sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem
informasi bekerja secara efisien.
berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.
lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para
perancang Sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya '
mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang
dihasilkan tidak efektif.
IV.2 Saran
Kelompok kami mengharapkan agar orang yang berkecimpung di dunia SIM dapat mengoptimalkan produktivitas, yang meliputi perencanaan, implementasi, melakukan pengendalian, dan pengambilan keputusan. dengan benar dan efisien.
